Lorsque nous commençons à travailler, il devient plus difficile de se faire un cercle amical ou professionnel et de le garder. Ce n’est plus aussi simple que pendant les études, nos amis partent dans des boulots dispersés aux 4 coins du monde. Alors notre travail devient le centre de nos connexions qui disparaissent aussitôt après en avoir changé.

Si en plus vous faites un travail indépendant ou travaillez à distance, pouvoir garder des relations et en trouver des nouvelles relève du challenge. Avoir un personal CRM pour garder contact semble une bonne solution.

Vous pourriez me dire que les réseaux sociaux sont parfaits pour garder contact. Cependant, je considère que voir ce que fait quelqu’un sur Facebook ou Instagram n’est pas la même chose que de rester en contact avec lui. C’est un processus passif, dépourvu de tout lien réel, qui remplit nos moments vides entre nos activités.

Nous avons beaucoup trop de contacts inutiles

Je me suis rendu compte qu’après avoir beaucoup voyagé et changé quelques fois de travail, je me suis retrouvé avec un nombre important de personnes dans ma liste de contact. Mais au fil du temps, je perdais toute relation avec ces personnes et je n’avais pas véritablement de liens avec la majeure partie.

C’était le fouillis après des années d’échanges de mails, de coup de téléphone, etc.. Certaines personnes avaient changé de téléphone, de mail, de jobs ou encore n’avaient plus lieu d’être dans mon réseau.

J’avais tellement de contact que lorsque je commençais à taper une lettre dans le champ destinataire de Mail, j’avais une liste dont je ne connaissais pas la moitié des noms.

Je voulais que mon CRM (liste de contacts) soit une représentation actuelle et précise des personnes qui font partie de mon réseau et de ce que je savais d’elles. Je devais faire un tri.

La construction du personal CRM

Je n’avais pas spécialement d’objectifs précis lorsque j’ai commencé cette réflexion. J’avais juste l’impression de ne pas gérer mon réseau comme il faut. J’avais envie de me rapprocher des gens que je connaissais pour échanger, partager des choses ensemble et nous nourrir mutuellement. Plus que simplement savoir comment contacter une personne. Je voulais construire un système qui m’indiquerait quand, comment et pourquoi la contacter. (Surtout pour le réseau professionnel)

Pour construire ce système, j’ai réfléchi à quelques cas d’utilisations que je pourrais avoir.

• Lorsque je voyage et me rends dans une ville, est-ce qu’il y a des personnes que je connais et que je pourrais voir ?
• Qui devrais-je recommander pour différentes compétences (design, marketing, développement sales…) si quelqu’un me le demandait ou si un nouveau projet voit le jour ?
• Qui pourrait m’apprendre des choses sur un sujet en particulier ? Qui pourrait être comme un mentor ?
• Qui je connais dans telle ou telle société ? Qui je connais dans tel ou tel métier ?
• Qui s’intéresse à un domaine « X » avec qui je pourrais échanger ?
• Qui ai-je rencontré lors d’un meetup, conférence ou dîner avec qui j’ai des points communs ?
• Quand ai-je eu des contacts avec la personne pour la dernière fois ?
• À qui dois-je m’adresser si j’ai tel type de problème ?

Les différents outils utilisables pour son propre CRM

Différents outils existent pour gérer ses contacts. J’ai essayé avec Evernote, Google Sheet ou des applications dédiées, mais cela ne me convenait pas. Dans mes recherches, j’ai vu des personnes se lancer dans ce type de projet en utilisant Airtable. Ça m’a tout l’air d’être une solution très intéressante.
Cependant, j’ai préféré utiliser Notion, car c’est devenu mon application pour beaucoup de choses. C’est comme mon deuxième cerveau.

Comment créer son personal CRM avec Notion

Tout d’abord, j’ai créé un tableau recensant tous mes contacts sur les différents canaux (réseaux sociaux, mail, téléphone, carte de visite…) et j’ai fait un tri. Je voulais garder que les personnes faisant partie de mon réseau actuel.

Construire son tableau

Avant de pouvoir commencer à saisir les données dans Notion, je voulais avoir une idée des informations que je voulais saisir.  J’ai créé  une sorte de coquille vide en me basant sur mes use-cases plus haut. J’ai commencé par les champs habituels : Nom, prénom, email, tel, entreprise, poste.. Puis j’ai écrit des champs plus spécifiques :

• Compétences / expertise
  Je voulais savoir dans quel domaine la personne « était bonne ». Dans le cas où  j’aurais besoin de ces compétences un jour ou pour la recommander à un ami. Je peux filtrer en fonction de cette liste et trouver quelqu’un à qui m’adresser.
• Intérêts
  Les sujets dont je pourrais parler avec la personne et qui m’intéressent aussi. Cela peut être considéré comme une autre compétence ou expertise. 
• Ville
  Lorsque je visite une ville, avec qui je pourrais déjeuner ou prendre un café.
• Comment nous sommes-nous rencontrés ?
  C’est un bon moyen de se souvenir du contexte de la rencontre. Si un ami nous a présentés, si c’était pendant un meetup, dans quelle occasion.
• Note
  Evidemment, si j’ai des notes à ajouter sur la personne, des informations dont je pourrais avoir envie de garder la trace.
• Actions
  Si j’ai une action ou projet en cours avec cette personne
• Photo
  Jaime bien avoir la photo de la personne pour me la représenter physiquement lorsque j’envoie un mail ou que je l’appelle.
• Dernier contact
  La dernière fois que je l’ai contacté. Cela peut paraître très « procédurier », mais cela me permet de constater si je n’ai pas parlé à cette personne depuis longtemps. Ça peut donner l’occasion de prendre un café dans la semaine.

Ajouter les données une à une dans le CRM

Une fois la coquille créée, j’ai ajouté les gens un par un. C’est fastidieux et long, mais ça m’a permis de faire un tri complet et de remettre à jour les données. Est-ce que cette personne à qui j’ai parlé pour la dernière fois il y a 5 ans est utile dans mon réseau ? A-t-elle toujours le même travail ?

Et ainsi de suite. J’ai visité chaque profil LinkedIn pour consolider les données que j’avais sur eux. D’ailleurs en visitant des profils, certaines personnes m’ont contacté pour avoir des nouvelles. Un bon moyen de rétablir le contact 🙂

Aujourd’hui, je me sens plus connecté à mon réseau et plus au courant de ce que font les gens. Il m’est plus simple de les contacter pour des cas précis et cela m’a permis de mettre en place des échanges plus constructifs. Je peux même créer des rappels si j’oublie de contacter les gens et partager la fiche de quelqu’un si un ami me demande un contact.

Et l’avantage de Notion, c’est que je peux rajouter autant d’informations que je veux dans leur fiche. Par exemple s’ils ont une chaîne YouTube, un podcast, des relations en commun, leur site web, etc.

Utiliser un Personal CRM déjà existant

Si ce travail pour construire votre propre CRM vous parait trop fastidieux, vous pouvez essayez d’utiliser une application déjà existante pour profiter d’intégrations directes avec vos outils de communications tels que Gmail.

Par exemple, Nat.app est développé en Suisse et a l’ambition de ne nécessiter aucun travail manuel en se connectant directement à vos emails et calendriers. L’équipe parle français donc n’hésitez pas à les contacter.