Je suis toujours en quête d’une meilleure productivité. D’arriver à faire les choses et à les finir alors je me suis penché sur plusieurs outils ou méthodes de productivité. Et je ne trouvais jamais la bonne technique. Puis un collègue coach en organisation m’a conseillé de regarder le blog de Léo Babauta du blog Zen Habits et sa méthode appelé ZTD (Zen to Done). Ce fut une révélation pour moi.

La méthode Zen to Done (ZTD) consiste à s’organiser de manière simple. Elle donne des outils et des habitudes de vies à mettre en place pour être plus efficace. Afin de trouver le temps de faire les projets qui nous tiennent à coeur, dans la vie professionnelle comme dans la vie personnelle. Tout ça en restant le plus simple possible.

Sa méthode s’imprègne de la méthode de David Allen, Getting things Done (GTD). Mais elle est plus orientée sur les actions à mener que sur le système en lui même grâce aux habitudes à mettre en place.

Ancien procrastinateur, Leo Babauta voulait trouver un moyen d’aller jusqu’au bout de ses projets, après avoir essayer plusieurs méthodes, il a créé son propre fonctionnement en se concentrant principalement sur les choses à faire grâce une structure simple.

ZTD apporte des solutions concrètes à ceux qui utilisent déjà la méthode GTD et qui ont du mal à finir ce qu’ils font grâce à des habitudes de vies.

1er principe de Zen to Done : Collecter et notez tout

Une des premières choses que nous devons combattre, c’est la profusion d’idées qui nous passe par la tête tout au long de la journée. Nous passons notre temps à penser aux choses que l’on doit faire, tant sur le plan professionnel (rédiger un mail pour un tel, s’occuper du projet X…) que personnel (les courses, le prochain voyage, les enfants..).
Ne vous est-il jamais arrivé dans la voiture ou dans les transports de vous dire, « Ah tiens, il faut que je m’occupe de ça…tiens j’ai une idée pour ce sujet …) ? Votre cerveau ne s’arrête jamais et vous êtes constamment distrait par ces tâches qui vous reviennent à l’esprit.

La première habitude de la méthode Zen to Done consiste à noter toutes les idées et les tâches qui vous viennent à l’esprit. Vous devez collecter toutes ses idées en permanence. Car le cerveau oublie rapidement ces informations. Notez tout de suite cette information sur un support facile d’accès et toujours à votre portée (carnet, bloc note, notes sur smartphone…). Et occupez-vous en plus tard, lorsque vous aurez le temps pour ça. 

Ainsi vous n’êtes « distrait » que quelques secondes, le temps de noter, et vous pouvez reprendre votre tâche en cours. Plus l’outil est simple, mieux c’est ! Et lorsque viendra le moment du traitement, vous pourrez retrouver toutes ces notes.

Traiter les informations collectées

On reprend le même principe que la méthode GTD. Vous devez traiter, au moins une fois par jour, vos idées, vos mails, vos papiers ou toutes informations collectés pour décider de ce que vous allez en faire. En traitant tous les jours et en prenant des décisions rapides sur le traitement des infos, vous éviterez l’accumulation. Reprenez ces boîtes de réception en procédant de haut en bas et traitez de la manière suivante :

• Si la tâche prend moins de 2 minutes, faites-la tout de suite 
• Demandez-vous si vous êtes la bonne personne pour cette tâche, si ce n’est pas le cas, déléguer là. 
• Est-ce vraiment utile comme tâche ? Est-elle impactante pour votre vie ? Si ce n’est pas le cas, supprimez-la. Il faut bien comprendre que si une de ces tâches n’est pas créatrice de valeur, il vaut mieux la supprimer, car vous n’aurez jamais le temps de tout faire. 
• Si c’est une tâche plus longue et utile, mettez là dans votre todo-list pour plus tard. 
• Si c’est seulement une information à garder, alors archivez-là dans un endroit accessible . 

Et ainsi, vous faites ça sur tous vos points de collectes d’idées et d’informations jusqu’à qu’ils soient vide. Moi j’aime me prévoir un créneau 2 fois dans la journée pour vider ma collecte. Le midi juste avant de manger et le soir lorsque je prépare ma todo pour le lendemain. J’essaie aussi de réduire au maximum les endroits où je collecte mes idées. Par exemple, j’ai supprimé toutes les boîtes mail que j’avais accumulées avec le temps pour n’en garder qu’une. Et j’utilise Evernote pour noter toutes les idées qui me viennent par la tête à longueur de journée.

Planifier vos actions

La 3e étape consiste à prendre un peu de temps seul pour planifier sa semaine et sa journée de travail. Vous pouvez le faire chaque soir pour le lendemain et le dimanche soir pour préparer la semaine qui arrive.

Cela vous demandera du travail, mais vous pouvez l’optimiser petit à petit. Vous partirez d’un flux non structuré au départ pour arriver à un workflow vous correspondant. Il vous faudra avant tout planifier ce qui est important. Le reste des tâches pouvant être fait lorsque l’important sera fini.

Par exemple, le dimanche soir, je prends 30 min pour traiter mes tâches, puis je planifie mes plus grandes priorités de ma semaine dans mon agenda réparti sur tous les jours de la semaine.  

Cela représente environ 3 ou 4 tâches qui me permettent d’avancer dans mes objectifs annuels. Si je finis cette liste, je sais que je serai content de mon travail de la semaine. 

Léo Barbauta dans son livre Zen to Done recommande de faire les tâches les plus importantes de la semaine en premier.  Puis chaque matin ou chaque soir, vous faites la liste des autres actions importantes de la prochaine journée, comprenant une des tâches de la semaine ou non. Mais il est vraiment important de commencer votre journée par ça. 

Faire vos actions

L’exécution est fondamentale. Il est inutile de traiter, planifier et projeter si nous ne faisons pas les actions derrière. C’est vraiment la clef de la réussite, la priorité absolue. Pour pouvoir se concentrer un maximum sur la tâche à accomplir, il faut tout d’abord la définir, ce que vous aurez fait la veille, puis programmer un temps dessus.
Et si vous voulez vraiment vous focaliser dessus, le mieux est d’éliminer toutes les sources de distractions.

Mettez votre téléphone en mode avion, coupez la boîte mail et tous les onglets inutiles du navigateur. Si vous êtes interrompu, notez les informations, mais revenez sur votre tâche. Vous traiterez après ces informations pendant le tri de l’inbox. 

Vous devez essayer de vous concentrer sur une seule chose à la fois. Les distractions interrompent la capacité de votre cerveau à travailler et se focaliser. Il vous faudra quelques minutes pour vous remettre dedans.  
Si vous avez du mal à réaliser vos tâches vous pouvez :

• Essayer de la fractionner en plus petites actions
• Vous forcer à vous y mettre 10 min, vous verrez, vous allez prendre l’habitude au fur et à mesure. 
• Vous récompenser après avoir fini une tâche
• Trouver les aspects positifs de faire votre action. Est-ce que apprenez quelque chose? Attendez-vous une reconnaissance ? Est-ce que cela permet d’atteindre vos objectifs ? 
• Responsabilisez-vous en vous engageant publiquement auprès de votre entourage. 

Simplifiez un maximum

Une des règles de cette méthode pour qu’elle fonctionne est que vous devez simplifier un maximum le flux de collecte, le traitement et le travail. Limitez le nombre de « To-do » que vous utilisez. 

Une bonne méthode est d’avoir votre agenda puis une liste pour le travail, le perso, les courses, les appels à passer, les tâches en attente et celle que vous voulez éventuellement faire un jour. 

Ces listes incluent les actions que vous menez sur vos différents projets. Lorsque vous faites votre revue hebdomadaire, vous ajoutez les différentes actions des projets dans votre “Todo” pour la semaine. 

N’hésitez pas à passer en revue vos listes pour les simplifier et supprimer les tâches pas importantes, vous devez vous concentrer sur l’essentiel à accomplir pour vos objectifs. Référez-vous à la loi de Pareto, le 80/20. Ces listes doivent vivre tous les jours pour que cela fonctionne, elles évoluent et sont modifiées à chaque rituel quotidien de revue. 

Pour vous entraîner, vous pouvez essayer de prendre votre liste de tâches et de diviser par 2 le nombre d’actions à faire. Vous allez apprendre à vous concentrer sur l’essentiel et déléguer. Concentrez-vous sur les tâches ayant le plus de valeur ajoutée. 

Organisez-vous

Chaque chose doit être à sa place, physique ou virtuelle. Que ce soit votre linge sale ou des dossiers sur votre ordinateur, vous vous sentirez mieux avec des affaires rangées. Lorsqu’un nouvel item rentre dans votre inbox, il doit finir dans une liste projet, en archive ou à la corbeille afin d’éviter d’entasser et de remettre à plus tard. 

Utilisez un système d’archivage simple en étiquetant les dossiers et les boîtes. Vous gagnerez du temps lorsque vous chercherez quelque chose. Et de temps en temps, prenez un peu de recul sur votre organisation pour voir si vous pouvez encore l’optimiser.  

Faites le point

Un bilan hebdomadaire est primordial pour rester bien focalisé sur vos objectifs. Chaque semaine, faites une révision hebdomadaire pour voir vos objectifs, vos projets, constater les progrès et déterminer les actions à faire pour la semaine.  

Comme je vous disais plus haut, tous les dimanches soir, je prends 30min pour passer en revue ce que j’ai fait. Je regarde ce qui a marché ou pas et ensuite je prépare ma prochaine semaine. Je vérifie mes listes, les notes et tâche inachevées pour déléguer, supprimer, archiver ou les remettre pour la prochaine semaine. De temps en temps, je remets aussi à jour mes objectifs mensuels, je les réadapte suivant les dernières actions faites.  

Instaurer un rituel

Si vous créez des rituels autour de cette méthode, vous allez mettre en place un flux de travail qui vous permettra d’y voir plus clair. Un rituel que j’ai mis en place est de dégager 2h de focus par jour pour traiter la tâche la plus importante. Elle est planifiée dans mon agenda et chaque jour, j’ai rendez-vous avec moi-même pour avancer sur ces actions.
Puis je passe une 1h à faire les petites actions que j’aurai regroupées auparavant. Ce sont des habitudes à mettre en place petit à petit. 

N’hésitez pas à créer vos propres rituels d’exécution, de planification, de collecte…mais aussi les autres choses de votre quotidien comme la lecture, les réseaux sociaux, les mails, le sport..  Lorsqu’on met des rituels en place, le cerveau dépense moins d’énergie à savoir quoi faire et il est plus simple d’avancer.  

Changer ses habitudes

Cette méthode Zen to Done peut paraître compliqué à mettre en place. Je vous conseille de ne pas changer toutes vos habitudes à la fois et d’y aller petit à petit. Par exemple, commencez déjà par collecter pendant 1 semaine, puis la semaine suivante vous pourriez vous occuper du traitement. Lorsqu’une habitude est en place, passez à la suivante et ainsi de suite. 

Quels méthodes que vous pourriez utiliser pour changer vos habitudes.

1. L’engagement. Engagez-vous publiquement à changer une habitude et informez votre entourage de vos progrès. Cette responsabilité vis-à-vis des autres vous aide à garder vos habitudes. 
   
2. La pratique :  C’est une nouvelle compétence à acquérir et donc il faut que vous pratiquiez et que vous persévériez. Vous aurez des échecs, des ratés mais au fur et à mesure, vous apprendrez à concevoir votre pratique et vos rituels.
   
3. La motivation : Trouvez tous les moyens pour vous motiver en imaginant le bien que cette habitude va faire sur votre vie. 
   
4. Le Suivi : Notez tous les progrès que vous faites chaque jour sur un journal. Vous serez étonné de voir par écrit tous les progrès que vous faites.
   
5. Le Soutien : Vous pouvez aussi rejoindre des groupes en ligne ou trouver un partenaire d’habitude.
   
6. La récompense :  Dès le premier jour et tout au long de votre travail, récompensez-vous pour les efforts accomplis. 
   
7. La concentration : Essayez de rester focus sur ce changement et de vous tenir à un objectif en particulier.
   
8. La pensée positive et la gratitude : Se dire que l’on est capable d’y arriver à un effet considérable sur l’état d’esprit. Plus vous vous le répétez, plus votre cerveau va l’enregistrer et ce sera simple.

Mon application de la méthode ZTD

J’ai instauré ces rituels dans mon quotidien et je me sens beaucoup mieux pour avancer sur mes objectifs.

Le matin, je me lève assez tôt et je commence tout de suite avec de la méditation et du yoga pour 30min. Puis j’écris sur un journal mes pensées du moment pour me libérer des questionnements, des doutes, ou de ce qui me tient à coeur. Souvent pendant l’écriture, j’ai de nouvelles idées d’actions à mettre en place. Je les note dans mon inbox que je reverrais plus tard.

Ensuite, je revois ma liste journalière, que j’aurai préparé la veille et prépare ma plus grosse tâche de la journée. Je file au sport pour 1h et lorsque je reviens, j’attaque directement cette tâche.
Après l’avoir fini, et seulement à partir de ce moment-là, je prends le temps de lire mes mails, mes flux RSS et mes réseaux sociaux pendant 20 minutes. Ensuite j’enchaîne avec les autres actions de la journée. 

Je revois ma collecte de mon inbox le midi avant d’aller manger. Je regarde si je dois déléguer, archiver ou les mettre dans mes listes de projets.

Enfin le soir après ma journée de travail, je regarde une nouvelle fois mon inbox pour traiter les nouveaux entrants. Et je définis les 3 prochaines tâches que j’aurai à faire le lendemain. Le fait de préparer sa liste la veille me permet de m’endormir plus facilement, l’esprit tranquille.  

Cette méthode est vraiment intéressante à mettre en place si vous avez du mal à vous organiser et à avancer dans vos objectifs. Elle met un cadre simple qui nous permet de pas trop réfléchir sur une organisation souvent bancale. Je vous conseille de l’essayer pendant un mois et de voir si cela vous convient. 

Pour plus d’infos, vous pouvez vous acheter le livre : Tout réussir sans stresser grâce à la méthode ZTD